「展覽」的本質為面對面溝通，而「參加展覽」是一種面對面 ( face-to-face )的行銷方式，因此參展行銷的本質，就是業者透過展覽會，在現場與買家作面對面的溝通，以達到本次行銷策略執行的目標。
一般來說，參加展覽的準備流程大致可分為三個階段：
展前行銷
由於參加展覽需要注意的事項很多，建議各企業在展前透過會議擬訂參展專案計畫，我們可以從「5W要領」來進行展前的準備：
展前SOP – 5W要領
| Where? | 注意展會國家的事宜(如：當地法規、關稅、市場概況) |
| When? | 注意各個截止日期(如：裝潢圖繳交、付款日期，海空運結關日期等) |
| Who? | 此次參展的目標客戶為何 |
| What? | 此次展會主要展出的產品為何 |
| How? | 利用何種行銷工具來達到我們此次的參展目標 |
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| 展前作為示意圖 |
展前行銷四個重點：
一、界定目標客戶，選擇適當產品達到效益最大化
在參展之前，我們必須確保自身的產品能符合觀展者的需要，因此我們要先思考的是，什麼樣的展品能在展會中脫穎而出?什麼樣的展品是買家來到這裡想要尋找的?透過這樣的方式，便能更有效地找到目標合作對象。 根據一項針對參觀者對攤位吸引力的的調查顯示，50%的參觀者對新產品的或新技術最有興趣，因此「新」是參展品最重要的聚焦因素。
二、周詳的人員訓練，派任適當的人選
實務上參加展會，企業派到展覽現場的人員是有限的，因此人員的培訓及派任便成為一個重要的課題。參展的目的在於要讓買家在短時間內即能瞭解展示產品，並立即解答詢問內容，以留住或接待更多的有效客戶。因此在人員的訓練上，必須充分地讓參展人員了解此次參展的目的、這次主推的產品等。此外，參展人員需要有愉快、開朗、外向、誠懇、親切等人格特質、再加上專業的知識、強力的表達能力、良好的儀態、基本的應對禮節，以及需要具備能執行團隊分工合作的素養。
三、攤位的設計規劃及展品展示方式
企業參加展覽的目的，無非就是要取得訂單、增加曝光度、拓展品牌知名度，因此在攤位的設計裝潢，不但要能吸引參觀者的目光，也須符合公司所希望呈現的品牌形象。而展品的展示，可以分為：實物樣品、文字告示、海報圖示、影音內容四種方式，參展商可以依照自身產品的性質，選擇最能展現公司形象文化，且能達到宣傳效果的展示方式。
一般而言，攤位大小可以分為三種：小型攤位、中型攤位、大型攤位：
| 小型攤位 (9平方米) | 裝潢重點在於突顯展品效用與功能，展品文宣為設計重點，在區域規劃上則可設置產品陳列區與交易洽談區。 |
| 中型攤位 (12平方米) | 裝潢重點在於突顯展示主題及創造視覺印象，裝潢材料應用、展品主題為設計重點，在區域規劃上則可設置服務台接待區、產品展示區，以及交易洽談區。 |
| 大型攤位 (18平方米以上) | 裝潢重點在於突顯企業形象及傳達明確參展主題，以動線安排、裝潢材料應用、參展主題概念及企業CIS 為設計重點，在區域規劃上則可設置服務台接待區、產品陳列區及展示區、交易洽談區、獨立客戶洽談區，以及活動區。 |
四、 利用行銷工具，積極的進行展前行銷
全球展覽業協會(UFI)調查數據顯示，75%的參觀者在參觀前就已經有了目標參觀對象，因此展前的行銷更顯重要。在展會中可能會遇到的目標買家分為三類：陌生潛在客戶、多次參觀者、既有客戶，企業可以透過公司網站、發放E-mail等方式，進行展前曝光，以及和他們取得聯繫。
展中行銷
「展中行銷」是指參展人員自到達會場開始，至展覽結束為止，在展覽期間為落實展前企劃內容、達成展覽目標的行銷作為，這包括：裝潢佈置、接待客戶、展中促銷、商情蒐集、展中會議等。大致可分為四個重點：
展中行銷四個重點：
一、觀眾接待及記錄資訊
觀眾接待是整個參展活動的重心，尤其是當我們的競爭對手全都同場展出時，稍有閃失商機即為競爭者所奪，因此，如何接待每一位客戶是相當重要的一件事情，往往會決定是否能促進雙方的合作機會。和消費展不同的是，參加專業展(B2B)的原則是「守株待兔」，必須仔細判斷哪些參觀者是真的對你們的產品有興趣，並有可能成為你們的客戶。可以利用一些談話技巧來分辨客戶的需求及成交的可能性，切記不要急於想成交，和客戶維持良好關係才是長久之計。此外，由於在展覽會場的時間短暫，平均和觀眾接待交談的時間約是20分鐘，為了有效蒐集到所需的資料，以備後續的追蹤，參展之前應製作一份接待紀錄表，接待人員便可依照表格上資料填寫，避免資訊的遺漏。
二、競爭者的情報蒐集及商品趨勢
參加展會的另一個好處，就是可以直接地了解現在市場的流行趨勢，參展人員可利用空檔去看看其他展商的展品、攤位設計、人員接待方式等，也可以觀察什麼樣的展品比較受到參觀者的喜愛，待展會結束後將這些資料分析整理後，便能更有利下次的參展。
三、展中促銷
在展覽中進行促銷活動，能明顯吸引更多的人潮至攤位參觀，達成宣傳效果，更能促成後續的交易活動。 DM、型錄在內容的設計上也應力求精美，才能達到宣傳效果。但建議不要主動地向參觀者遞出DM，一些較詳細的型錄或是樣品，只需要提供給那些有機會進行合作的客戶即可，以便後續的聯絡。也可以利用多媒體(影片動畫)來傳播資訊，吸引人潮。
四、良好的臨場反應
在展覽中，有許多突發的狀況是我們無法預期的，參展人員需有良好的臨場反應。也可以利用每天展覽結束後的空檔，檢討當天遇到的狀況並改進，使展會更加順利。
展後行銷
展覽結束後，要立即針對展覽的執行過程及績效成果開會檢討，透過量化或質化的方式，來評估此次的預定目標是否達到，若沒有達到原先設定的目標，須找出原因點以利改進；展後對於客戶的追蹤也是重要的一環，一般來說，企業應於展會結束後兩週內，根據展中觀眾留下的名片資料進行進一步聯繫，以免失去彼此合作的機會。
展後行銷三個重點：
一、展後檢討
展會結束之後，須立即召開檢討會議，檢討這一次展會所遇到的問題，包括參展流程、人員執行、展品的選擇、裝潢陳列、服務態度、宣傳活動以及其他各種狀況。針對所有的議題都需全面性的檢討其優缺點，保持良好的地方，缺點須提出方針以利下次改善。
二、客戶追蹤服務
有些與會的參觀者，可能不會在展會中直接下訂單，從在展 會洽詢到實際下單成交需花費幾個月的時間。此外，展覽現場也會遇到一些事情必須於展後立即處理，例如訂單、樣品需求等。因此，參展商從展會結束後，需盡可能地在兩個星期之內，需追蹤 ( Follow-up ) 他們的後續情況，以免影響到客戶的觀感，或是失去了潛在的商業合作機會。
三、參展績效評估
績效評估的目的，是在檢視參展之前所訂定的目標和展後實際達成率的差距，以利下次參展目標的訂定及參展策略的改善。
| 預定目標 | 實際成果 | 達成率 | 備註 | |
| 訂單總額 | ||||
| 參展總費用 | ||||
| 成本效益 | ||||
| 接待目標對象 | ||||
| 接待觀眾總數 | ||||
| 收集競爭者型錄 |
商場的常態是：「景氣再好也有人賠錢， 景氣再差也有人賺錢」，在展覽會上也一樣適用，再沒有人潮的展場也有人生意很好，人潮再多的展場也還是會有參展商覺得成效不彰，由此可見，參展績效的高低，與參展商的作為息息相關，落實參展前、中、後的一些具體作為，才能確保展出成功。
